Preparás una reunión  para presentar una idea ante personas importantes y querés que todo salga bien. Sin embargo, sabés que la reunión puede complicarse: habrá dos participantes que probablemente defiendan con mucha firmeza sus propias posiciones, incluso cuando eso dificulte llegar a un acuerdo. Otros podrían desviar la conversación hacia temas secundarios, mientras que alguien más quizá se detenga demasiado en los detalles. Con muchas personas, poco tiempo y varias opiniones en juego, mantener la conversación ordenada y avanzar hacia el objetivo puede convertirse en un desafío.

La solución está en una proporción

Aunque la situación pueda resultar incómoda, hay una forma simple de mantener una conversación inclusiva y ordenada: hablar menos y hacer más preguntas. En lugar de dar indicaciones todo el tiempo o intentar conducir cada respuesta, conviene abrir espacios para que los participantes expliquen qué piensan, planteen objeciones y expresen sus dudas.

Cuando temés que aparezcan desacuerdos, puede surgir la tentación de hacer menos preguntas para evitar discusiones. Sin embargo, eso suele generar el efecto contrario. Si las personas sienten que no tienen oportunidad de opinar, es más probable que se resistan a la propuesta o intenten imponer su punto de vista más adelante. Por eso, darles espacio para hablar y responder puede reducir la tensión y facilitar que el grupo avance hacia un objetivo común.

Para lograrlo, conviene incorporar preguntas abiertas que inviten a señalar problemas o desacuerdos. Por ejemplo: "¿En qué circunstancias podría fallar este plan? ¿Qué, desde tu punto de vista, podría no funcionar?". Aunque pueda parecer que preguntas de este tipo abren la puerta al conflicto, en realidad permiten conocer qué preocupa a los participantes, qué objeciones tienen y qué aspectos consideran más importantes antes de seguir adelante.

Efecto de preparación

Esa dinámica puede funcionar todavía mejor si, antes de empezar, les explicás a los participantes cómo será la reunión y qué se espera de ellos. La introducción puede cumplir dos objetivos. El primero es dejar claro qué temas se tratarán y qué resultado se busca, ya sea tomar una decisión, intercambiar puntos de vista o avanzar sobre otro objetivo concreto. El segundo es anticipar cómo se organizará la conversación, para que todos conozcan las reglas antes de participar.

Por eso, conviene explicar desde el comienzo cómo se repartirán los tiempos y de qué manera se moderará el intercambio. Por ejemplo: "Mantendremos las intervenciones en torno a uno o dos minutos para que todos tengan la oportunidad de hablar. Puede que interrumpa o deje algo en suspenso para que todos tengan la oportunidad de participar, ya que es importante que veamos diferentes perspectivas sobre mi plan". De esta manera, una interrupción posterior no aparece como algo personal, sino como parte de una dinámica acordada de antemano.

Esa preparación también puede hacerse de forma individual. Si sabés que una persona suele hablar demasiado o acaparar la conversación, podés asignarle un papel que ayude a equilibrar la participación del grupo. Por ejemplo: "Me interesa mucho tu punto de vista. Y como se te da muy bien tratar con la gente, ayúdame a incorporar también el de todos". Así, en lugar de pedirle simplemente que hable menos, la invitás a colaborar para que otras personas también puedan expresar su opinión

Conectar antes de corregir

Aunque prepares la reunión y establezcas reglas claras, los desacuerdos y las objeciones inesperadas pueden aparecer igual. En esos momentos, la forma en que respondés puede definir si la conversación avanza o se vuelve más tensa. Por eso, resulta importante saber cómo intervenir sin cortar el intercambio ni perder el control de la reunión.

La idea de "conectar antes de corregir" consiste en marcar un límite después de demostrar que entendiste lo que la otra persona quiso plantear. Antes de rechazar una petición, interrumpir una intervención o redirigir la conversación, conviene reconocer primero su punto de vista. Una frase como "Entiendo por qué esto es importante para vos" puede ayudar a que la persona se sienta escuchada antes de que lleves nuevamente la charla hacia el objetivo previsto.

Si preferís no interrumpir de manera directa, también podés pedirle a la persona que vincule lo que acaba de decir con el tema central de la reunión. De esa forma, reorientás la conversación sin descalificar su aporte y evitás que el intercambio se aleje demasiado de la agenda.

También podés intervenir con una pregunta que ayude a volver al punto central sin desautorizar a la otra persona. Por ejemplo: "¿Puedo hacer una pausa acá? ¿Cuál es la idea principal que querés que extraigamos de este ejemplo?". Otra opción es: "Quiero asegurarme de haber entendido. ¿Cómo se relaciona esto con la pregunta que estamos decidiendo ahora mismo?". Ambas fórmulas permiten ordenar la conversación y, al mismo tiempo, mostrar que escuchaste lo que la persona quiso plantear.

En otros casos, puede ser necesario interrumpir de manera más directa, pero respetuosa. Podés decir: "Gracias. Entiendo que esto te importa. Voy a dejarlo para más adelante porque quiero asegurarme de que exploraremos la pregunta de hoy. Sin embargo, la voy a anotar y vamos a volver a ella la próxima vez". Así, dejás claro que el tema no se descarta, pero también protegés el tiempo disponible y mantenés el intercambio dentro de la agenda.

Otra posibilidad consiste en reconocer la necesidad de esa persona y pedirle que elija dentro de los límites ya definidos. Por ejemplo: "Bien, en mi propuesta hay tres opciones. Teniendo en cuenta tus necesidades particulares, ¿cuál de estas tres opciones elegirías y por qué?". De ese modo, evitás abrir una discusión sin límites y la invitás a explicar qué alternativa responde mejor a sus prioridades.

La tensión interior

Cuando hablo con mis clientes sobre las interrupciones, muchos reconocen que les resulta difícil intervenir. Por eso, uno de los aspectos más importantes consiste en empezar por la propia tensión interna. ¿Qué te preocupa que pueda ocurrir si interrumpís a esa persona con la que no estás de acuerdo? ¿Qué intentás evitar cuando alguien expresa una duda o discrepa? Quizás te resulte tan difícil porque preferís no pensar en las posibles consecuencias. Y precisamente por eso vale la pena detenerte a reflexionar sobre ellas.

¿Qué es una auditoría de objeciones?

Una auditoría de objeciones resulta útil porque te permite prepararte para reuniones de alto riesgo en las que anticipás que algunas personas podrían rechazar tu idea.

Sentate y armá una lista con todas las posibles objeciones que podrían plantear los participantes y las partes interesadas. Sé sincero con vos mismo. El objetivo no es intimidarte, sino reconocer de antemano los desafíos al inicio de la reunión y, de ese modo, reducir cualquier resistencia.

Podés plantearlo así: "Hoy voy a hablarles de mi propuesta. Sé que algunos podrían rechazarla por A, B, C..." (enumera las principales objeciones). "Pero escúchenme. Nuestro objetivo acá es buscar varias opciones para llegar a un consenso. Entiendo que todos tenemos nuestras necesidades particulares. Sin embargo, buscamos algo que todos podamos aceptar".

Lo importante es dejar en claro que la reunión apunta a encontrar una solución que resulte válida para todas las personas presentes.

Empezá por acá

Espero que algo quede claro: aquello a lo que le tenemos miedo en las reuniones, como las objeciones, la resistencia o los detractores, puede transformarse en una valiosa fuente de aprendizaje. Para conseguirlo, necesitás preparación. Planificá el contenido de la reunión y contemplá las objeciones, inquietudes y reservas que puedan aparecer. Prepará también el proceso: anticipá cómo responder ante esas inquietudes y cómo incorporar distintas perspectivas sin perder el rumbo.

*Este artículo fue publicado originalmente por Forbes.com