Te han asignado la tarea de presentar el plan estratégico de tu equipo a la alta dirección. Pasas horas preparándote. Ensayas antes del gran día. Te conectas a la sesión con antelación para probar el audio y el vídeo.

Pero al empezar la reunión, los nervios se apoderan de ti. Pasas las primeras diapositivas cuando el director de marketing te pregunta algo inesperado. Luego, el jefe de producto pregunta por la hoja de ruta. Antes de que te des cuenta, has perdido el control de la conversación.

¿Te suena familiar? Esto sucede constantemente al presentar ante líderes sénior que se mueven rápido, interrumpen con frecuencia y no tienen paciencia para tonterías.

Aquí te mostramos cómo ser más eficaz, persuasivo y seguro al hablar con los altos ejecutivos, y cómo mantener el estrés bajo control.

Qué no hacer al hacer una presentación ante ejecutivos

Evite proporcionar demasiada información de fondo.

La mayoría de la gente empieza explicando cómo se les ocurrió la idea, repasando la historia del proyecto o compartiendo una larga historia. Crees que estás siendo exhaustivo, pero en realidad estás ocultando la idea principal.

Los ejecutivos dejan de prestar atención cuando tardas demasiado en ir al grano. Quieren tu recomendación o solicitud primero.

¡Cuidado con el relleno excesivo!

Quizás pienses que más datos fortalecen tu argumento. Más diapositivas, más gráficos, más explicaciones te hacen parecer más inteligente y preparado, ¿verdad? Te equivocas.

Los ejecutivos ven la brevedad como una señal de experiencia. Cuando se puede resumir información compleja hasta el punto más importante, se demuestra que se comprende el tema lo suficiente como para explicarlo con sencillez.

No memorices cada palabra.

La preparación importa, pero se puede exagerar. Algunos ensayan su presentación tantas veces que prácticamente memorizan un guion. Esto se desmorona en cuanto ocurre algo inesperado. Tu tiempo se reduce a la mitad. Un ejecutivo interrumpe con una pregunta. La conversación toma un giro inesperado.

Cuando te quedas atrapado en un guion, no puedes adaptarte. Te bloqueas o te cuesta retomar el rumbo. Los ejecutivos lo notan y eso mina tu credibilidad.

Cómo presentarse ante ejecutivos con confianza

Tener conversaciones antes de la reunión oficial.

Estas primeras conversaciones te ayudarán a:

• Conozca las inquietudes de las personas para poder abordarlas desde el principio.
• Descubra qué saben los ejecutivos ya (y qué no) para poder llenar los vacíos correctos
• Descubra detalles que podrían cambiar su enfoque
• Entender qué les quita el sueño y qué criterios utilizan para tomar decisiones.

Por ejemplo, envía tu agenda con antelación para que nadie se sorprenda. O comparte tus principales hallazgos con algunos ejecutivos con antelación para asegurar su apoyo general. De esta manera, la reunión oficial se desarrolla con mayor fluidez.

Estas conversaciones previas también te ayudan a conseguir el apoyo de personas cuyo respaldo necesitarás más adelante. Y habla con colegas que ya hayan presentado ante este grupo. Ellos podrán decirte qué funcionó y qué no.

Comience con su punto principal.

No empieces tu mensaje a la ligera. Empieza con él. Comienza con la información más importante, ya sea tu recomendación, tu petición o tu conclusión.

Este enfoque demuestra que respetas su tiempo y comprendes cómo piensan los líderes sénior. Prefieren escuchar tu respuesta de inmediato y luego decidir si necesitan más detalles.

Un punto de vista claro es mejor que andarse con rodeos. Les da un motivo para reaccionar y demuestra que estás dispuesto a tomar una decisión.

Conecte todo al panorama general.

Los ejecutivos piensan en la visión y la estrategia, no en los detalles cotidianos. Se preocupan por el "qué" y el "por qué", no por el "cómo".

Si muestra números, no se limite a presentarlos; explique su significado. ¿Cuál es la implicación principal?

A medida que vaya preparando su presentación, siga preguntándose:

• ¿Cómo nos ayuda esto a ganar más dinero o ahorrar tiempo?
• ¿Cómo nos posiciona esto frente a nuestros competidores?
• ¿Cuales son los riesgos reales aquí?
• ¿Cómo reaccionarán los inversores o la junta directiva?
• ¿Cómo afecta esto a nuestro resultado final?

Si su contenido no se conecta con ninguna de estas preguntas, córtelo.

Incorporar flexibilidad.

Te interrumpirán, así que prepárate. Los ejecutivos no esperarán a la sesión de preguntas y respuestas para hacer preguntas. Además, tu turno de 30 minutos podría reducirse a 15 si alguien llega tarde. Debes estar preparado para adaptarte al instante.

Construye tu presentación como un acordeón. Facilita su expansión o compresión según el tiempo disponible. Y no planees llenar cada minuto con diapositivas. Usa la regla 10/30: si tienes 30 minutos, prepara 10 minutos de contenido y deja el resto para la discusión.

Presentarse ante ejecutivos siempre será una experiencia de alto riesgo. Pero puedes prepararte para el éxito. Si sigues estos pasos, te mostrarás como alguien preparado, seguro y digno de escuchar.

Con información de Forbes US.