Se está llegando a un límite: Muchas de las organizaciones que manejan una fuerza laboral híbrida, están ya en un punto en el cual las reuniones de trabajo, irónicamente, no dejan trabajar. Quizá hemos buscado compensar la distancia con reuniones, como si fueran la solución para todo, cuando, en realidad, ya lo sabemos: no lo son y adicionalmente conocemos de primera mano la fatiga que causa tener reuniones virtuales sin parar. No solo ponen en peligro el bienestar de la gente, sino también la sostenibilidad del negocio. 

Debemos preguntarnos de manera sincera: ¿Reflejan las reuniones actuales los valores de la organización?, ¿Son realmente productivas y eficientes?, ¿Cómo valoraría un externo las reuniones y qué podría deducir de la cultura organizacional? 

Lo que está claro es que la mayoría de las empresas, necesitan redefinir normas y prácticas alrededor de las reuniones, para que las mismas sean un verdadero reflejo los valores de la organización, y que sean productivas de manera sostenible. 

Desaprender para transformar 

No podemos mantener las mismas prácticas en una situación completamente diferente. Lo que si debemos hacer, es cuidar la coherencia entre los valores organizacionales, y por otro lado, la tecnología que se utiliza, así como las prácticas y normas que se definen para las reuniones virtuales.

Presencialmente, por ejemplo, rara vez medíamos tan frecuentemente el bienestar de nuestra gente, así como el sentir con respecto a las reuniones. Hoy, en cambio, la tecnología lo permite y además es sumamente necesario. ¿Fue una reunión con un propósito claro, bien organizada, sin burocracia y con buena energía?, ¿O fue quizá más bien una pérdida de tiempo, estuvo mal preparada, con demasiada política y además se alargó demasiado?, ¿Cómo serían calificadas las reuniones en tu organización? No olvidemos que solo se puede mejorar lo que se mide.

Una nueva filosofía 

Necesitamos una nueva filosofía y normas, que se mantengan fiel a los valores de la empresa, que generen reuniones productivas, y que al mismo tiempo estén basadas en una verdadera empatía con nuestra gente. En realidad, mucho es sentido común, pero rara vez se es coherente con el sentido común.

Por ejemplo: Antes, en la oficina, teníamos, aunque sea un par de minutos entre reuniones para descansar, tomar agua o conversar con alguien. Hoy en cambio, terminamos una reunión para entrar a la siguiente. Compañías como CISCO han definido normas que permiten a los colaboradores tomarse un respiro entre reunión y reunión. Y muchos de los sistemas permiten programar esto. Otros ejemplos son los “horarios biblioteca” que son horarios libres de reuniones. En Citigroup, por ejemplo, se decidió tener los viernes libres de reuniones virtuales.

Necesitamos también normas y una filosofía que promuevan la inclusión, así como la seguridad psicológica. En un estudio, se encontró que era 2 veces más probable que una reunión fuera catalogada como efectiva, si la reunión había sido inclusiva, y hasta 3 veces cuando los participantes se habían sentido cómodos interactuando. ¿Cuentas con esa inclusión y seguridad psicológica en tus reuniones? 

Finalmente, se trata buscar un balance entre bienestar, productividad y sostenibilidad. 

Adaptación y aprendizaje continuo 

Nadie tiene la respuesta al 100%, pero ya se ven ciertas buenas prácticas en el mercado.

Una de las más importantes es la colaboración asíncrona, que puede ser llevada a cabo de manera muy sencilla con un Excel colaborativo y en el cual se hace una indagación y preparación previa, con preguntas como: ¿Qué problemas tenemos que resolver/discutir?, ¿Quién necesita realmente participar en la reunión?, etc. 

También habrá adaptaciones tecnológicas, como el reciente lanzamiento de Horizon Workroom de Facebook, en versión beta, y que permite una integración entre el mundo virtual y el real. Habrá nuevas prácticas que permitan incrementar la productividad, así como cuidar el bienestar, la inclusión y seguridad psicológica de nuestros colaboradores. Finalmente, todo esto converge en dos puntos: 1- el latido digital de la compañía. ¿Cómo late digitalmente tu empresa?, entendiendo con esto, el estado de la salud y la capacidad de tu empresa para ejecutar, obtenido a través de información, encuestas continuas, entre otros. Y 2- Normas basadas en una verdadera empatía, de la mano de los valores organizacionales. 

¿Qué dicen tus reuniones de ti y de tu organización? (O)